Sage Office Line Evolution / Sage 100 – 

Dokumentenmanagement (DMS) – Modul 1 – 8

8 Ausbildungsstunden á 45 Minuten / Modul
Voraussetzungen:

Die Mitarbeiter kennen die grundsätzlichen kaufmännischen Abläufe des Unternehmens, sind mit den Festlegungen zum Qualitätsmanagement vertraut und verfügen über Grundkenntnisse des Controllings.

Ziele:

Die mit dem Management, Rechnungswesen, Controlling und externen/ internen Reporting beauftragten Mitarbeiter erlernen die Handhabung mittelstandsgerechter ERP­Software, mit dem Ziel der Rationalisierung und Stabilisierung des Prozessmanagements. Die erworbenen Kenntnisse können in der Praxis angewendet werden. Es werden insbesondere die spezifischen Besonderheiten des Unternehmens berücksichtigt. Durch die Verbesserung der Aussagefähigkeit der Reports werden besondere Unternehmenssituationen rechtzeitig erkannt. Das Management wird in die Lage versetzt, rechtzeitig entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Es wird dadurch ein Beitrag zur Wirtschaftlichen Stabilität des Unternehmens geleistet.

Teilnehmergebühr:

offene Seminare :

  • 399,00 EUR / Modul und Teilnehmer
  • Der Preis versteht sich netto zzgl. gesetzlicher MwSt. 
  • Durchführungsgarantie ab 5 Teilnehmer

Firmenseminare und Inhouseschulungen:

  • Fordern Sie bitte Ihr persönliches Angebot an
Abschluss:
Teilnehmerzertifikat mit ausgewiesenen Bildungsinhalten
Termine und Ausbildungsorte:
Bitte fragen Sie uns nach den aktuellen Ausbildungsterminen und -orte
Modul 1 – GdPDU-konforme Langzeitarchivierung für elektrische Dokumente und Unterlagen

Modul 2 – Dokumenten-Manangement

Modul 3 – Erfüllung regulatorischer Anforderungen für geschäftskritische Dokumente / Unterlagen

Modul 4 – Automatisierung und Beschleunigung von Prozessen im kaufmännischen Bereich des Unternehmens

Modul 5 – Integration in die ERP­Lösungen von Sage

Modul 6 – Erfassung und Bearbeitung von Eingangsbelegen (Fremdbelegen)

Modul 7 – Workflowszenarien

Modol 8 – Workflow-­Monitoring

 

Sage Office Line Evolution / Sage 100 – Dokumentenmanagement (DMS)

Modul 1 – GdPDU-konforme Langzeitarchivierung für elektrische Dokumente und Unterlagen

Revisionssichere Archivierung von Daten über den vorgeschriebenen Lebenszyklus

Sichere Ablage von Dokumenten mit Zertifikat (optional) auf allen marktüblichen Speichermedien

IT­-Sicherheit

  • Daten­- und Zugriffsschutz
  • Datenflusskontrolle
  • Protokollierung

Parallele Verwaltung von mehreren Archiven und Ablagepfaden zum Aufbau eines systematischen Wissensmanagements im Unternehmen

Sage Office Line Evolution / Sage 100 –  Dokumentenmanagement (DMS)

Modul 2 – Dokumenten-Management

Schaffung von sinnvollen und zukunftsorientierten Ordnungsstrukturen im DMS

Voraussetzungen zum „Schnellen Blättern“ in den Dokumenten, welche im DMS-System hinterlegt sind

  • Absicherung eines schnellen Zugriffes auf vorgangsspezifische Informationen

Aufbringen von Haftnotizen und Stempeln direkt auf den Dokumenten und deren Bedeutung im Arbeitsablauf des Unternehmens

Anzeige eines Dokumentes in verschiedenen Ordnern und deren Bedeutung im Arbeitsablauf des Unternehmens

Farbliche Kennzeichnung von unterschiedlichen Dokumenten und Ordnern

Berechtigungskonzept für komplexe Aufbau- ­/ Matrixorganisationen

Sage Office Line Evolution / Sage 100 –  Dokumentenmanagement (DMS)

Modul 3 – Erfüllung regulatorischer Anforderungen für geschäftskritische Dokumente und Unterlagen

Die Ausbildung beinhaltet keine Rechtsberatung!

Handelsgesetzbuch (HGB) und ergänzende oder erläuternde Vorschriften

FAIT 1­3 Dokumente des IDW (Institut der deutschen Wirtschaft: Fachausschuss für Informationstechnologie)

Abgabenordnung (AO) und ergänzende Anforderungen:

GOB/GoBS

  • GDPdU
  • Umsatzsteuergesetz (UStG) Relevante Verlautbarungen vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW)

Signatur­Gesetz, Signatur­Verordnung

Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG)

Bundes­ und Landesarchivgesetze

Datenschutzregelungen SGB (Sozialversicherung)

Empfehlungen des VDA zur Nachweisführung der QS­Dokumente

BSI Technische Richtlinie 03138 (TR RESISCAN): Ersetzendes Scannen

Sage Office Line Evolution / Sage 100 –  Dokumentenmanagement (DMS)

Modul 4 – Automatisierung und Beschleunigung von Prozessen im kaufmännischen Bereich des Unternehmens

Überblick über alle Vorgänge und Transaktionen – jederzeit

Mehr Transparenz durch das Verknüpfen Ihrer ERP­Daten mit den zugrundeliegenden Dokumenten

Reduzierung des Aufwandes für Suchen und Reproduzieren Erfüllen aller gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Archivierung (GoBS) und Verfügbarkeit von geschäftsrelevanten Informationen (GDPdU)

Reduzierung des Aufwandes durch fehlerhafte Ablagen oder Weiterleitungen

Bessere Kontrolle über Dateien, Dokumente und Prozesse

Diskussion einer 1:1 Abbildung der physikalischen Ordnerstruktur (Schrank, Ordner, Register) in der jeweiligen Abteilung

Sage Office Line Evolution / Sage 100 –  Dokumentenmanagement (DMS)

Modul 5 – Integration in die ERP­-Lösungen von Sage

Integration in das Hauptmenü

Archivierung und Verschlagwortung interner Verkaufsbelege

Archivierung und Verschlagwortung interner Einkaufsbelege

Erfolgsbetrachtung zur Akzeptanz in den einzelnen Unternehmensbereichen bis hin zur Mitarbeiterakzeptanz

 

Sage Office Line Evolution / Sage 100 –  Dokumentenmanagement (DMS)

Modul 6 – Erfassung und Bearbeitung von Eingangsbelegen (Fremdbelegen)

Organisation des Scannens von Eingangsdokumenten (zentral mit einem professionellen Dokumenten­-Scanner oder dezentral über Arbeitsplatz-Scanner)

Nutzung von Barcode und/oder Belegerkennung/­Klassifizierung mit dem Ziel einer automatischen Ablage bis hin zur Workflowsteuerung

Automatische Vorverarbeitung für die schnelle Verschlagwortung von Dokumenten

Integration in die Volltextdatenbank

Import und Export von Dokumenten

Direkte Dokumentenablage aus Microsoft Office und Outlook Dokumentenübernahme aus dem Windows Explorer mittels Drag & Drop

Sage Office Line Evolution / Sage 100 –  Dokumentenmanagement (DMS)

Modul 7 – Workflowszenarien

Workflow­-Komponenten im DMS

Schulung zur Nutzung des grafischen Designers (abbilden komplexer Unternehmensabläufe)

Steuerung abteilungsübergreifender Geschäftsvorfälle, zugewiesene Personen in den Arbeitsablauf einbinden

Szenarien, wenn definierte Ablaufzeiten überschritten werden

Bildung dynamischer Verteiler oder Freigabeketten

Sage Office Line Evolution / Sage 100 –  Dokumentenmanagement (DMS)

Modul 8 – Workflow-Monitoring

Grafische Übersicht als Kontrollmöglichkeit der Geschäftsführung zum Erkennen kritischer Szenarien innerhalb eines Prozesses

Übersicht, welchen Weg ein Vorgang durchlaufen hat und bei welchem Bearbeitungsschritt er sich momentan befindet

bei Kundenanfragen sofort über den aktuellen Status Auskunft geben

Genehmigung eines Dokumentes unter Berücksichtigung von einem oder mehreren Genehmigungsschritt(en)

Genehmigung mittels einmaliger oder dynamischer Zuordnungen und Steuerungen

Wiedervorlage

Life-Cycle-­Management (Verfallsdatum für Dokumente)

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